La maggior parte dei tutoraggi professionali fallisce entro sei mesi. Ecco come costruirne uno che duri davvero

Perché la maggior parte dei tutoraggi svanisce dopo le prime conversazioni?

La prima conversazione di mentoring è quasi sempre energizzante. Qualcuno con esperienza si interessa alla tua carriera. Condividono intuizioni che non avresti potuto raggiungere da solo. Lasci la riunione o la chiamata con la sensazione che qualcosa di importante sia appena iniziato. E poi, una settimana dopo, nessuno di voi due ha dato seguito. Lo slancio si dissipa. La relazione diventa un'altra scheda lasciata aperta in un browser a cui nessuna delle parti tornerà mai più. Questo modello si ripete in tutti i settori, livelli di anzianità e aree geografiche con una coerenza che suggerisce che il problema non sono le persone. È la mancanza di qualsiasi meccanismo per convertire la buona volontà iniziale in un’interazione continua.

La ricerca sul perché le relazioni di mentoring falliscono identifica lo stesso gruppo di cause in tutti gli studi. Un’analisi Bain ha rilevato che il 25% degli incontri di mentoring si sciolgono entro i primi tre mesi. Gartner attribuisce il 17% dei fallimenti dei programmi direttamente allo scarso abbinamento mentore-allievo. McKinsey ha scoperto che il 22% dei programmi non dispone di alcuna metrica di successo, il che significa che nessuna delle parti ha una definizione condivisa di ciò che la relazione dovrebbe produrre (Harvard Business Review). Quando gli obiettivi sono vaghi, le aspettative non sono dichiarate e la cadenza è qualunque cosa una delle due persone intraprenda, il risultato predefinito è la deriva. La relazione non finisce con un litigio o una conversazione di rottura. Semplicemente si ferma ed entrambe le persone si sentono vagamente deluse senza riuscire a nominare cosa è andato storto.

Al problema strutturale si aggiunge quello sociale. La maggior parte delle persone ha paura di chiedere tutoraggio in un modo che crei impegno perché non vuole imporre. Quindi chiedono qualcosa di vago. Un caffè. Una chiacchierata. Qualche consiglio quando hai tempo. Il mentore è d'accordo perché è facile dire di sì alla richiesta, ma poi non succede nulla perché è stato facile anche declassare la richiesta. L'allievo attende il seguito del mentore. Il mentore attende che gli venga posta una domanda specifica. Nessuno dei due agisce e la relazione muore di passività. Questo modello è evitabile, ma per evitarlo è necessario considerare il tutoraggio come qualcosa che si progetta piuttosto che qualcosa in cui si spera.

Cosa dicono i dati sul tutoraggio che funziona rispetto al tutoraggio che non funziona

Il ritorno di una relazione di mentoring ben strutturata non è marginale. È uno dei maggiori effetti documentati nella ricerca sullo sviluppo della carriera e i numeri sono rimasti stabili nel corso dei decenni, dei settori e dei progetti di studio. Lo studio fondamentale di Sun Microsystems, che rimane il dataset più citato sui risultati del mentoring, ha rilevato che gli allievi vengono promossi cinque volte più spesso rispetto ai non partecipanti e ricevono aumenti salariali cinque volte superiori rispetto a un gruppo di controllo. I mentori stessi vengono promossi sei volte più spesso dei non mentori, suggerendo che l'atto di mentoring sviluppa capacità di leadership in entrambe le direzioni (SHRM).

I dati sulla conservazione rafforzano la stessa conclusione. I dipendenti con mentori rimangono nelle proprie organizzazioni in una percentuale del 72%, rispetto al 49% di quelli senza. Tra i millennial, il divario è ancora più ampio: il 68% di quelli con mentori prevede di restare cinque o più anni, contro il 32% di quelli senza mentori. Il meccanismo non è misterioso. Un mentore fornisce un contesto che rende leggibili le frustrazioni sul posto di lavoro, percorsi che rendono visibile l'avanzamento della carriera e una relazione che fa sembrare la partenza una decisione più grande che restare. Nessuno di questi richiede che il mentore sia un dirigente senior. Richiedono che il mentore sia coerente, onesto e disponibile secondo un programma prevedibile.

Le cinque statistiche nel grafico catturano la struttura del problema. Un quarto dei rapporti di mentoring muore nei primi tre mesi. Quasi tre quarti dei dipendenti con tutoraggio restano all’interno della propria organizzazione, mentre meno della metà dei dipendenti senza tutoraggio lo fanno. Gli allievi vengono promossi a un tasso cinque volte superiore a quello dei non partecipanti. Quasi tutti i professionisti concordano sul fatto che il mentoring sia importante. More than two-thirds do not have access to it. L’offerta di fiducia nel mentoring è quasi universale. L’offerta di rapporti di mentoring funzionanti è solo una piccola parte di tutto ciò. The bottleneck is not awareness. È l'esecuzione.

Trovare la persona giusta senza creare disagio

Il modo in cui la maggior parte delle persone cerca un mentore è al contrario. Identificano qualcuno di straordinario, qualcuno di cui ammirano la carriera da lontano, e compongono un messaggio chiedendo a quella persona di essere il loro mentore. Il messaggio sembra vulnerabile da inviare e gravoso da ricevere. Richiede un impegno a tempo indeterminato prima che esista qualsiasi fondamento di fiducia o di vantaggio reciproco. Si affida l'intero peso di una relazione a una singola richiesta fredda e, quando la richiesta viene ignorata o rifiutata educatamente, l'aspirante allievo conclude che il tutoraggio non è accessibile a persone come loro. Il problema non è mai stato l'accesso. Era l'approccio.

Il metodo alternativo ha un tasso di successo più elevato, un tasso di rifiuto inferiore e il vantaggio di essere vero. Invece di chiedere a qualcuno di farti da mentore, ponigli una domanda specifica e con poco sforzo su una situazione specifica che stai affrontando. "Sto cercando di decidere tra due ruoli e so che hai esperienza su entrambi i lati. Posso avere quindici minuti del tuo punto di vista?" È facile dire sì a questa richiesta perché è limitata. Ha un argomento, un limite di tempo e una fine implicita. Se la conversazione va bene, un mese dopo poni una domanda correlata, facendo riferimento a come hai applicato i loro consigli precedenti. Dopo tre o quattro di queste interazioni nell'arco di diversi mesi, hai una relazione di mentoring. La parola "mentore" non è mai stata pronunciata e grazie a ciò la relazione è più duratura. È stato costruito sul valore dimostrato piuttosto che sull’intenzione dichiarata.

Dove trovi potenziali mentori è meno importante del modo in cui li approcci, ma alcune fonti producono abbinamenti migliori di altre. Le persone che sono da tre a sette anni davanti a te nel percorso di carriera che vuoi seguire tendono a dare consigli più immediatamente applicabili rispetto ai dirigenti la cui realtà quotidiana è lontana decenni dalla tua. Gli ex manager che già conoscono il tuo lavoro e il tuo carattere sono spesso i candidati più forti perché le basi della fiducia sono già stabilite. Le associazioni professionali, le reti di ex studenti e gli eventi di settore fanno emergere persone che hanno esplicitamente scelto di essere d'aiuto, il che rende il contatto iniziale molto più semplice. La qualità di un mentore non si misura dal titolo. Si misura in base alla pertinenza della loro esperienza rispetto alla sfida attuale e alla loro disponibilità a essere costantemente disponibili.

Come si costruisce un tutoraggio che duri oltre i primi sei mesi?

Le relazioni di mentoring che sopravvivono oltre la soglia dei sei mesi condividono una struttura comune indipendentemente dal settore, dal divario di anzianità o dal modo in cui le due persone si sono incontrate. Quella struttura può essere descritta in termini specifici e replicabili, il che significa che può essere costruita deliberatamente piuttosto che inciampare nella piccola frazione di coppie che hanno stili di comunicazione compatibili e un’elevata iniziativa reciproca. Il quadro seguente converte la vaga speranza di un tutoraggio duraturo in una serie di decisioni che ciascuna delle parti può prendere unilateralmente per aumentare la probabilità che la relazione sopravviva al periodo in cui la maggior parte di loro muore.

Definire l'obiettivo per iscritto durante la prima o la seconda conversazione. L'allievo possiede questo passaggio. L'obiettivo dovrebbe essere sufficientemente specifico da consentire a entrambe le persone di sapere se è stato raggiunto. "Voglio sviluppare capacità di leadership" è troppo ampio. "Voglio essere pronto a candidarmi per un ruolo di team leader entro dodici mesi, il che significa che devo acquisire esperienza con la gestione di progetti interfunzionali e la comunicazione con le parti interessate" è sufficientemente specifico da generare conversazioni utili per un anno. L’obiettivo può cambiare al variare delle circostanze. Ciò che non può cambiare è la presenza di un obiettivo. Senza uno, le sessioni di mentoring diventano conversazioni non strutturate che risultano piacevoli al momento e non producono nulla nel complesso. Entrambe le persone perdono interesse perché nessuna delle due può dire se la relazione funziona.

Imposta una cadenza e proteggila. Le conversazioni mensili di un'ora sono il formato sostenibile più comune tra le coppie di mentoring di successo. Il trimestrale è troppo raro per creare slancio. Ogni due settimane è l'ideale per le relazioni nella fase iniziale in cui l'allievo sta affrontando sfide acute, ma può diventare gravoso mantenerle indefinitamente. Qualunque cadenza tu scelga, metti la prossima riunione sul calendario prima che finisca quella attuale. I trenta secondi necessari per programmare il follow-up evitano che il divario di sei settimane si trasformi in un divario di sei mesi che si trasforma nella fine della relazione. L'allievo avvia la pianificazione. Il mentore si presenta. Questa divisione del lavoro è piccola ma strutturale e impedisce l’attesa reciproca che uccide la maggior parte dei tutoraggi.

Costruisci un ciclo di follow-through. L'esperienza più rinforzante per un mentore è sentire che il suo consiglio è stato applicato e vedere cosa è successo di conseguenza. Dopo ogni conversazione, l'allievo dovrebbe inviare una breve nota che riassume ciò che ha appreso e su cosa intende agire. Prima della conversazione successiva, dovrebbero riferire su cosa hanno provato, cosa ha funzionato, cosa no e cosa vogliono discutere in seguito. Questo circuito svolge tre funzioni contemporaneamente. Fa sentire il mentore che il suo tempo è stato ben speso. Crea la responsabilità per l'allievo di agire piuttosto che limitarsi ad ascoltare. E genera il materiale specifico e radicato che rende la conversazione successiva produttiva piuttosto che generica. Il loop è il motore della relazione. Senza di esso, entrambe le parti stanno semplicemente prendendo un caffè.

Le regole che mantengono vivo un tutoraggio per anni

La differenza tra un tutoraggio che dura sei settimane e uno che dura sei anni non è la qualità della consulenza o la profondità della connessione. È la presenza o l’assenza di un piccolo numero di abitudini specifiche e replicabili che ciascuna delle parti può adottare. Le regole seguenti sono ordinate dall'impatto più elevato all'implementazione più semplice. Nessuno di loro richiede talento, carisma o una rete esistente. Tutti richiedono coerenza, e la coerenza è ciò che separa le relazioni che si compongono dalle relazioni che si dissolvono.

La prima regola è che l'allievo guida la relazione. Il mentore fornisce tempo, prospettiva e accesso all'esperienza che l'allievo non ha. L'allievo fornisce l'agenda, il seguito e l'iniziativa per far andare avanti la relazione. Quando l'allievo aspetta che il mentore lo contatti, la relazione muore perché il mentore ha un lavoro a tempo pieno e una vita piena che non dipendono dalla continuazione di questa relazione. L'allievo è colui la cui carriera è in gioco. L’iniziativa dovrebbe riflettere tale asimmetria. Questa non è una dichiarazione sul potere o sullo status. È una dichiarazione sull'allineamento degli incentivi e l'allineamento degli incentivi predice la durata della relazione in modo più affidabile della personalità o della chimica.

La seconda regola è che Tutoraggio professionale funziona meglio quando è una delle numerose relazioni di sviluppo piuttosto che l'unica fonte di tutta l'orientamento. Il modello del "consiglio di amministrazione personale", in cui un professionista costruisce rapporti con più consulenti che svolgono funzioni diverse, è più resistente del modello con un solo mentore perché non chiede a una persona di essere tutto. Un mentore potrebbe fornire una strategia di carriera specifica del settore. Un altro potrebbe aiutare con le capacità di comunicazione e presentazione. Un collega di un’altra azienda potrebbe fungere da cassa di risonanza per le decisioni quotidiane. Il modello del consiglio di amministrazione protegge anche dalla causa più comune di fine del tutoraggio: una persona cambia lavoro, viene promossa o entra in una fase della vita che riduce la sua disponibilità. Quando hai più relazioni di mentoring, è possibile sopravvivere alla perdita di una. Quando ne hai uno, è catastrofico.

La terza regola è che la gratitudine deve essere specifica e frequente. I ringraziamenti generici sono educati. I ringraziamenti specifici sono rinforzanti. Invece di "grazie per il tuo tempo", dì "la struttura che hai suggerito per pensare alla conversazione sulla promozione ha cambiato il modo in cui mi sono preparato e penso che abbia fatto la differenza nell'ottenere il risultato che volevo". La gratitudine specifica dice al mentore esattamente cosa è stato prezioso e rende più probabile che offrirà nuovamente quel tipo di guida. Serve anche all'allievo costringendolo a identificare ciò che ha effettivamente aiutato, il che affina la sua capacità di chiedere consigli utili in futuro.

La quarta regola è lasciare che la relazione evolva senza forzarla a rimanere la stessa. Un tutoraggio che ha funzionato come sessioni mensili di strategia di carriera per due anni potrebbe naturalmente trasformarsi in check-in trimestrali man mano che le esigenze dell'allievo cambiano e gli obiettivi iniziali vengono raggiunti. Questo cambiamento non è un fallimento. È la relazione che matura in una forma che può sostenersi indefinitamente. L’alternativa è considerare qualsiasi riduzione della frequenza come l’inizio della fine, il che crea una pressione che di fatto mette fine alla relazione. Un tutoraggio che dura un decennio di solito appare diverso nel settimo anno rispetto al primo anno. La continuità è la relazione. La forma che assume in un dato momento è secondaria.

Queste abitudini Sviluppo professionale non sono complesse. Sono specifici e la specificità è ciò che li rende eseguibili. Un allievo che fissa un obiettivo, pianifica la conversazione successiva prima che quella attuale finisca, riferisce su ciò che ha provato ed esprime gratitudine con precisione manterrà in vita un tutoraggio più a lungo di qualcuno con una migliore chimica, una rete più impressionante o capacità di conversazione più naturali che non fa nessuna di queste cose. La struttura porta con sé la relazione quando l'energia iniziale svanisce, e l'energia iniziale svanisce sempre. Ciò che lo sostituisce, se la struttura è in atto, è qualcosa di più duraturo: un rapporto che ha dimostrato il suo valore ad entrambe le parti e continua perché continuare è più facile e più gratificante che fermarsi. Questa non è fortuna. È design e chiunque può impararlo.