CareerRoostTemel Çıkarımlar
- Savunmacılık bir kişilik kusuru değildir. Bu nörolojik bir tehdit tepkisidir. Geribildirim davranışa ilişkin bir yorumdan ziyade kimliğe ilişkin bir yargı olarak algılandığında beyin, fiziksel bir tehditle aynı devreyi harekete geçirir. Kişi zor olmayı seçmiyor. Yeterliliklerine yönelik algılanan bir saldırıya tepki veriyorlar (Psychology Today).
- Çoğu işyeri düzeltmesi başarısız oluyor çünkü ayrı kalması gereken iki şeyi karıştırıyorlar: ne olduğunun gözlemlenmesi ve bunun neden olduğuna dair varsayım. Her ikisini de aynı anda ilettiğinizde dinleyici varsayıma karşı savunma yapar ve gözlemi asla işlemez.
- Bir düzeltme konuşmasındaki en etkili tek ifade, nazikçe çerçevelenmiş bir eleştiri değildir. Bu gerçekten sorulan bir sorudur: "Bu sonuca nasıl ulaştığınızı bana açıklayabilir misiniz?" Bir soru bir yargıyı belirtmediği için savunmayı tetiklemez. Bir açıklamaya davet eder ve açıklama çoğu zaman hatayı siz adını vermenize gerek kalmadan ortaya çıkarır.
- Özel teslimat nezaket gereği değildir. Bu bir önkoşuldur. Başkalarının önünde yapılan bir düzeltme utancı tetikler ve utanç ya geri çekilmeye ya da karşı saldırıya neden olur. Her iki yanıt da daha iyi iş üretmez.
Beyniniz Neden Bir Düzeltmeyi Tehdit Olarak Görüyor?
Birisi size hatalı olduğunuzu söylediğinde bedeniniz zihninizden önce tepki verir. Kalp atış hızı artar. Kortizol seviyeleri yükselir. Amigdala, fiziksel tehlikeye yanıt veren aynı savunma devresini etkinleştirir. Bu tepki bir seçim değildir ve duygusal olgunlaşmamışlığın bir işareti değildir. Dışlanmanın ölüm anlamına geldiği grup ortamlarında sosyal statüyü korumak için gelişen biyolojik bir reflekstir. Düzeltmenize savunmacı tepki veren kişi zor olmuyor. İnsan oluyorlar. Bunu anlamak, mesajı nasıl ilettiğinizle ilgili her şeyi değiştirir.
Geri bildirim alımı üzerine yapılan araştırmalar, sürekli olarak, bir düzeltmenin kabul edilmesi veya reddedilmesi konusundaki belirleyici değişkenin, üzerinde durulan noktanın doğruluğu olmadığını ortaya koymaktadır. Alıcının geri bildirimi kendi kimliğine ilişkin bir yargı olarak mı yoksa davranışlarına ilişkin bir yorum olarak mı algıladığıdır (Forbes). Kimliği tehdit edecek şekilde yapılan aynı olgusal düzeltme, savunmaya yol açar. Davranışı hedef alacak şekilde sunulduğunda uyum sağlar. İçerik aynıdır. Çerçeveleme sonucu belirler. Çoğu işyeri düzeltmesi başarısız olur çünkü dağıtıcı iki çerçeve arasında ayrım yapmaz ve o anda daha tatmin edici hissettiren, neredeyse her zaman savunmayı tetikleyen çerçeveye yönelir.
Kimlik ve davranış arasındaki ayrım, takip eden her stratejinin temelidir. "Zaman çizelgesi konusunda yanılıyorsun" kimliğine saldırıyor. Kişinin kim olduğu hakkında bir şeyler söylüyor. "Zaman çizelgesi lansmanı Mart ayında gösteriyor ancak müşterinin Şubat ayına ihtiyacı var. Buna birlikte bakabilir miyiz?" spesifik, gözlemlenebilir bir açığı tanımlar ve bunu çözmek için işbirliğine davet eder. İlk cümle savunmaya neden olur. İkincisi bir konuşma yaratır. Aradaki fark, birkaç kelime ve düzeltmenin neyle ilgili olduğunun tamamen yeniden çerçevelenmesidir. Bu kişinin hatalı olmasıyla ilgili değil. Bu, işin doğru olmasıyla ilgilidir ve ayrım anlamsal değildir. Bu, dinleyen bir meslektaş ile kendini kapatan bir meslektaş arasındaki farktır (Forbes).
En sağlıklı geri bildirim kültürleri, kimliği istikrarlı, yeteneği ise gelişen olarak ele alır. İnsanlar oldukları gibi değerlendirilir ve yaptıkları işe göre geliştirilirler. Bir düzeltme kimliği tehdit ettiğinde kişiyi tehdit eder. Davranışı hedef aldığında kişiye itibarını kaybetmeden uyum sağlaması için alan sağlar ve yüz kibir değildir. Öğrenmenin ön şartıdır. Hiç kimse, değerlerini savunmaları gerektiğini hissettiren geri bildirimlerden bir şey öğrenemez. (Günümüzde Psikoloji)
Üretken Düzeltme ile Çatışma Başlatıcı Arasındaki Fark
Çoğu profesyonel düzeltmeleri geriye doğru yapar. Şu sonuca varıyorlar: yanılıyorsun. Sonra kanıtları sunuyorlar: işte nedeni. Bu sıralama savunmayı garanti eder çünkü düzeltilen kişi daha tek bir kanıt bile duymadan hatalı olarak etiketlenmiştir. Beyinleri artık tehdit-cevap modundadır, siz konuşurken karşı argümanlar üretir ve karardan sonra söyleyeceğiniz hiçbir şey adil bir şekilde işleme alınmaz çünkü işleme sistemi çevrimdışıdır. Doğru sıralama tam tersidir. Gözlemle liderlik edin. Onların bakış açısını sorun. Konuşmanın başında duyurmak yerine sonucun konuşmanın içinden çıkmasına izin verin.
Aşağıdaki tablo, çatışmaya neden olan düzeltmeler ile değişime neden olan düzeltmeler arasındaki yapısal farklılıkları göstermektedir.
| Boyut | Çatışma Üreten Düzeltme | Verimli Düzeltme |
|---|---|---|
| Açılış çerçevesi | Önce karar verin: "Bu sayı yanlış." Herhangi bir kanıt sunulmadan önce dinleyiciyi savunma pozisyonuna zorlar. | Önce gözlem: "Benim tarafımda farklı bir sayı görüyorum. Karşılaştırabilir miyiz?" Herhangi bir sonuca varılmadan önce ortak incelemeye davet eder. |
| Kişi hakkında dil | Kişiyi veya yargısını etiketler: "Kaçırdın", "Unuttun", "Dikkatsizceydi." Her kelime bir kimlik hükmüdür. | Kişiyi değil, boşluğu anlatıyor: "Rapor X'i gösteriyor. Daha önceki konuşmamıza dayanarak Y'yi bekliyordum. Anlamama yardım et." |
| Varsayım yönetimi | Kötü niyetli veya yetersiz olduğunu varsayar: "Bunu göndermeden önce verileri kontrol etmediniz." Varsayım düzeltmenin içine yerleştirilmiştir. | İyi niyetli olduğunu varsayarak süreç hakkında sorar: "Bunun için hangi verileri kullandınız? Aynı kaynağa baktığımızdan emin olmak istiyorum." Soru makul bir açıklamaya yer bırakıyor. |
| Kitle | Başkalarının önünde teslim edilir. Düzeltme, utanç ve direnişi güçlendiren seyircili bir performansa dönüşür. | Özel olarak teslim edilir. Düzeltme, tanıklarla yapılan bir durum müzakeresi değil, bir sorunu çözen iki profesyonel arasındaki bir konuşmadır. |
| Bitiş durumu | Bir kişi kazanır, bir kişi kaybeder. İlişki, sonraki her düzeltmeyle birleşen bir maliyete neden olur. | İş düzelir, her iki taraf da itibarını korur ve ilişki bir sonraki düzeltmeye dayanacak kadar güçlü olur. |
Aslında Ne Söylemeli: Şu An İçin Senaryolar
Üretken düzeltme teorisi, senaryoların neden çalıştığını anlamak için faydalıdır. Bir meslektaşınız bir toplantıda gerçekte yanlış bir şey söylediğinde ve bu konuyu ele alıp almayacağınıza ve nasıl ele alacağınıza karar vermek için yaklaşık üç saniyeniz olduğunda, senaryoların kendisi ihtiyacınız olan şeydir. Aşağıdaki senaryolar en düşükten en yükseğe doğru sıralanmıştır. Duruma uygun en düşük olanla başlayın. Yalnızca daha nazik yaklaşımın işe yaramaması durumunda durumu artırın.
Soru yaklaşımı, hatanın temel bir anlaşmazlıktan ziyade muhtemelen bir gözden kaçırma olduğu durumlarda işe yarar. İfade şu şekildedir: "Bu sayıya nasıl ulaştığınızı bana açıklayabilir misiniz? Benim açımdan hiçbir şeyi kaçırmadığımdan emin olmak istiyorum." Bu cümle aynı anda dört şeyi gerçekleştiriyor. Kimseyi bunu yaratmakla suçlamadan bir tutarsızlığı fark ettiğinizi gösterir. Konuşmayı düşmanca değil işbirlikçi olarak çerçeveliyor. Meslektaşına kendi hatasını keşfetmesi ve düzeltmesi için yüzünü koruyan bir yol sunar. Hatanın sizden kaynaklanması durumunda da sizi korur, bazen de olabilir, soru yaklaşımı ise sizi yanlış suçlamada bulunmaktan kurtardı.
Paylaşılan kanıt yaklaşımı, söylenenlerle çelişen verilere sahip olduğunuzda ve soru yaklaşımının kaçamak hissettirdiği durumlarda işe yarar. İfade şu: "Bu konuda farklı bilgilerim var. Gördüklerimi paylaşabilir miyim ve boşluğun nerede olduğunu bulabilir miyiz?" Onların hatalı olduğunu ilan etmiyorsunuz. Elinizde onlarınkilerle uyuşmayan bilgilere sahip olduğunuzu açıklıyorsunuz ve bunun nedeni konusunda ortak bir soruşturma yapılmasını teklif ediyorsunuz. "Boşluk" kelimesi kasıtlıdır. Tutarsızlığı, atanacak bir hatadan ziyade çözülmesi gereken bir bulmaca olarak çerçeveler. Gerçekler ortaya çıkmadan önce taraflardan herhangi birinin hatasını kabul etmesine gerek kalmadan her iki taraf da aradaki boşluğa birlikte bakabilir.
Doğrudan-özel yaklaşımı, hatanın sonuç niteliğinde olduğu ve açıkça düzeltilmesi gerektiği ancak ilişkinin önemli olduğu ve onu korumak istediğiniz durumlar içindir. Kişiyi özel olarak bir kenara çekersiniz ve şöyle dersiniz: "Toplantıyla ilgili bir şeyi daha önce işaretlemek istiyorum. Bahsettiğiniz gelir rakamı 2. çeyreğe aitti ve biz şu anda 3. çeyreği rapor ediyoruz. Bunun daha sonra tuhaf olabilecek bir şekilde ortaya çıkmasına izin vermek yerine size doğrudan söylemek istedim." Düzeltme açıktır. Hatanın adı verilir. Ancak çerçeveleme sizi puan toplayan biri olarak değil, bir meslektaşını gelecekteki utançtan koruyan biri olarak konumlandırıyor. Toplantı öncesinde yapılan aynı gerçek düzeltme bir saldırı gibi hissedilebilirdi. Özel olarak teslim edildiğinden bir müttefik gibi hissettiriyor.
Hâlâ Savunmaya Geçtiklerinde Ne Yaparsınız?
En iyi çerçeveli düzeltme bile savunmayı tetikleyebilir. Kişi zor bir sabah geçirmiş olabilir. Daha önce başka biri tarafından haksız yere eleştirilmiş olabilir ve düzeltmeniz, sizin yaratmadığınız bir yaranın üzerine gelmiş olabilir. Kendi imajı, ne kadar nazikçe yapılırsa yapılsın herhangi bir düzeltmenin tehdit olarak algılanmasına neden olacak kadar kırılgan olan biri olabilir. En iyi çerçevenize rağmen savunma ortaya çıktığında, en kötü tepki daha fazla baskı yapmaktır. En iyi yanıt, gözlemlediğiniz şeyin adını vermek ve tehdit yanıtı azalıncaya kadar konuşmayı duraklatmak olacaktır.
Adlandırma metni şu şekildedir: "Bunun planlamadığım bir şekilde iniş yaptığını görebiliyorum. Amacım çalışmanızı eleştirmek değil. İlerlemeden önce doğru bilgiye sahip olduğumuzdan emin olmak. Bir dakikanızı ayırıp bu konuya geri dönebilir miyiz?" Senaryo üç şey yapar. Duygusal tepkiyi yargılamadan kabul eder. Savunma beyninin duymayı bıraktığı niyetinizi yeniden ifade eder. Ve diğer kişinin sinir sistemine tehdit modundan konuşma moduna geçmesi için zaman tanıyan bir duraklama önerir. Duraklama bir geri çekilme değildir. Bu biyolojik bir zorunluluktur. Amigdalası aktif olan biriyle mantık yürütemezsiniz, beyni bu durumdayken konuşmaya devam etmek ısrarcı olmak değildir. Boşa harcanmış sözlerdir.
Duraklatmadan sonra düzeltmeyi yeniden ifade etmek yerine bir soruyla yeniden meşgul olun. Soru, dinamiği düşmanlıktan işbirlikçiliğe sıfırlıyor. "Aynı bilgilerle çalıştığımızdan emin olmak istiyorum. Rakamlara birlikte bakabilir miyiz?" Birlikte bakmaya davet, bir kişinin diğerini düzeltmesinin dinamiğini, aynı kanıtı inceleyen iki kişinin dinamiği ile değiştirir. Düzeltme halen devam ediyor. Hatanın çözümü halen devam etmektedir. Ancak sohbetin sosyal yapısı, bir kişinin diğerinin üstünde olduğu dikeyden, iki kişinin yan yana aynı ekrana baktığı yataya dönüştü. Bu yapısal değişiklik, savunmacılığı dilin daha fazla yumuşatılmasından daha etkili bir şekilde azaltır (Psychology Today).
Eğer kişi bir duraklamadan ve yeniden katılım girişiminden sonra savunmada kalırsa, bu tek etkileşimin ötesine geçen, onun hakkında önemli bir şey öğrenmişsiniz demektir. Bazı meslektaşlar, nasıl yapılırsa yapılsın, çatışma olmadan düzeltmeyi kabul etme yeteneğine sahip değildir. Bu meslektaşların stratejisi, geri bildirimi etkili bir şekilde iletmekten, savunmacılığın zarar verebileceği durumları sınırlamaya doğru değişiyor. Bunları yalnızca özel olarak düzeltin, yalnızca düzeltmemenin maliyetinin çatışmanın maliyetini aştığı konularda ve yalnızca tartışılan şeyin yazılı belgelenmesiyle düzeltin. Bu vazgeçmek değil. Onları olmadıkları biri haline getirmeye çalışırken kendinizi yormak yerine, kiminle uğraştığınızın gerçekliğine uyum sağlamaktır.
Düzeltmelerin Farklı Şekilde Geldiği Bir İlişki Kurmak
Bir düzeltmenin savunmayı tetikleyip tetiklemediğini belirleyen en büyük değişken, o anda kullandığınız kelimeler değildir. O an gelmeden önce var olan ilişkidir. Ona gerçekten saygı duyduğunuza ve başarılı olmasını istediğinize inanan bir meslektaşınız, aynı düzeltmeyi, onunla rekabet ettiğinize veya onu kötü gösterecek fırsatlar aradığınıza inanan bir meslektaşınızdan farklı şekilde duyacaktır. İlişki, kelimelerin nasıl yorumlanacağını belirler ve düzeltme olmayan her etkileşimde ilişki kurulur veya aşınır.
Bunun pratikteki anlamı şudur: Yapıcı Geribildirim, bir şeyler ters gittiğinde uygulayacağınız bir teknik değildir. Bu, işler yolunda gittiğinde sürdürdüğünüz bir uygulamadır. Meslektaşınızın iyi çalışmasını herkesin önünde ve özel olarak takdir edin. İlgili uzmanlığa sahip oldukları durumlarda, kararlara ilişkin görüşlerini isteyin. Bir proje başarılı olduğunda krediyi paylaşın. Bu eylemler, bir düzeltme geldiğinde elde edilecek bir iyi niyet deposu oluşturur. Rezervuarı dolu olan bir meslektaşınız size şüphe avantajı sağlayacaktır. Rezervuarı boş olan bir meslektaş, düzeltmenizi mümkün olan en az hayırsever şekilde yorumlayacaktır, çünkü etkileşimlerinizin geçmişi onlara en az hayırsever yorumun muhtemelen doğru olduğunu öğretmiştir.
Zor İş Arkadaşları ile başa çıkma konusunda en etkili profesyoneller ortak bir içgüdüyü paylaşırlar. İlişkiye ihtiyaç duymadan önce ilişkiye yatırım yaparlar. Yalnızca bir şeyler ters gittiğinde değil, düzenli olarak geri bildirim verirler, böylece geri bildirim bir şeyin başarısız olduğunun sinyali olmaktan ziyade çalışma ilişkisinin normal bir parçası haline gelir. Ve başkalarından bekledikleri aynı açıklıkla kendileri de ıslah alırlar. Kendi hatalarınızı savunmaya geçmeden kabul ettiğinizi gören bir meslektaşınızın, siz onların hatalarına dikkat çektiğinizde aynı şeyi yapma olasılığı çok daha yüksektir. Dinamik karşılıklıdır. Modellemediğiniz bir anlayış talep edemezsiniz.
İlişkiye zarar vermeden birine hatalı olduğunu söylemek bir iletişim hilesi değildir. Bu, kişinin tutarlı deneyimlerinden dolayı, yaptığınız düzeltmelerin işi küçültmekle değil, daha iyi hale getirmekle ilgili olduğunu bildiği bir ilişkinin doruk noktasıdır. Senaryolar yardımcı oluyor. Psikoloji yardımcı olur. Ancak iki farklı kişi tarafından söylenen aynı cümlenin kavga mı yoksa çözüm mü doğuracağını belirleyen şey ilişkidir. Önce ilişkiyi kurun. Düzeltmeler kendi başının çaresine bakacaktır.